Tekoäly yrittäjän arjessa: 10 tehtävää ja esimerkit

Useimmat yrittäjät eivät tarvitse tekoälystä strategiaa vaan apua tehtäviin, jotka toistuvat joka viikko. Tässä kymmenen niistä.

Jokaisen kohdan perässä on esimerkki siitä, mitä työkalulle sanotaan. Yhteinen sääntö: tekoäly tekee ensimmäisen version, sinä teet lopullisen.

1. Tarjouksen ja hinnaston muotoilu

Tarjouksen tekeminen hidastuu, jos jokainen versio aloitetaan alusta. Anna työkalulle oma tarjouspohjasi ja pyydä siitä kolme eri versiota: tiivis, perusteleva ja kiireiselle asiakkaalle sopiva. Summat, aikataulut ja ehdot tarkistat itse, koska vastuu luvuista ja lupauksista on aina sinulla ja vain sinulla.

Esimerkki: kirjoitat kehotteeseen, että teet verkkosivun pienyritykselle, ja kerrot työn vaiheet, hinnan ja toimitusajan. Pyydä sen jälkeen tarjous, jossa on lyhyt aloituslause, työn sisältö ranskalaisin viivoin ja selkeä hintaosio. Saat rungon, jota muokkaat muutamassa minuutissa. Kun tallennat hyvän pohjan talteen, seuraava tarjous syntyy vielä nopeammin. Sama pohja toimii hinnastossa: kun hinnat ovat taulukossa, asiakas näkee vaihtoehdot nopeammin ja kysyy vähemmän jatkokysymyksiä.

2. Tuotekuvaus verkkokauppaan

Tuotekuvaus on lyhyt teksti, joka ratkaisee ostopäätöksen. Tekoälyä kannattaa käyttää rakenteen ja sävyn hiomiseen, ei keksimään ominaisuuksia, joita tuotteessa ei ole. Tuotetiedoista vastaat sinä, joten jokainen mitta, materiaali ja käyttötarkoitus pitää tarkistaa ennen julkaisua ja korjata, jos työkalu on ymmärtänyt asian väärin.

Esimerkki: luettelet kehotteessa tuotteen oikeat ominaisuudet ranskalaisin viivoin ja pyydät niistä kolme kappaletta: lyhyen nostavan kuvauksen, teknisen erittelyn ja arkikäyttöön suunnatun kuvauksen. Tarkistat, että tiedot täsmäävät tuotteeseen, ja valitset niistä sopivimman omaan verkkokauppaasi. Samalla syntyy pohja, jota voit hyödyntää koko tuoteryhmässä. Kun kuvaus on tehty kerran hyvin, sitä on aina helppo soveltaa myös sähköpostiin, esitteeseen ja somejulkaisuun.

3. Asiakaspalveluviestien vastauspohjat

Toistuvat kysymykset voi hoitaa valmiilla pohjilla nopeammin ja tasalaatuisemmin. Kirjoita pohja kerran, tarkista se itse ja käytä uudelleen. Näin vastaus ei veny, ja sävy pysyy samana myös kiireisenä päivänä, kun et ehdi miettiä sanamuotoja.

Esimerkki: kirjoitat kehotteeseen, että asiakas kysyy, miksi tilaus ei ole vielä saapunut. Pyydä vastaus, joka pahoittelee viivettä, kertoo selvityksen tilanteesta ja kertoo seuraavan askeleen. Älä anna työkalun mainita toimitusaikoja, joita et pysty vahvistamaan. Tee samalla pohjat peruutuksiin, palautuksiin ja hintakysymyksiin, niin yleisimmät viestit hoituvat muutamalla lauseella. Säilytä pohjat yhdessä tiedostossa ja päivitä ne aina, kun oma toimintatapasi muuttuu. Kirjoita pohjat asiakkaan näkökulmasta, älä oman yrityksesi.

4. Some-julkaisujen sarja

Yksi hyvä ajatus kannattaa muuttaa useaksi julkaisuksi kerralla, koska sisältöä tarvitaan joka viikko joka tapauksessa. Näin saat viikon sisällön kymmenessä minuutissa sen sijaan, että keksit jokaisen päivityksen erikseen ja istut tyhjän kentän ääressä useana iltana.

Esimerkki: annat työkalulle yhden asiakastarinan tai tuoteuutisen ja pyydät siitä viisi eri sävyistä versiota: kysymys, lyhyt vinkki, tarina, vertailu ja muistutus. Tarkista jokaisesta, että väitteet pitävät paikkansa, ja ajasta ne eri päiville. Lisää itse kuvat ja tunnisteet, sillä ne vaikuttavat lopputulokseen enemmän kuin itse teksti. Levitä julkaisut eri päiville, sillä tasainen tahti toimii paremmin kuin monta päivitystä peräkkäin ja jokainen niistä tavoittaa eri ihmiset.

5. Uutiskirjeen raakaversio

Uutiskirjeen vaikein osa on aloittaminen. Anna työkalulle aiheet ja pyydä raakarunko, jota täydennät omilla tiedoilla. Rungon ansiosta kirjoittaminen sujuu, koska sinun ei tarvitse päättää järjestyksestä, otsikoista ja sävystä samalla kertaa. Kirjeen ei tarvitse olla pitkä, riittää että siinä on yksi selkeä asia.

Esimerkki: kirjoitat kehotteeseen kolme aihetta, joista haluat kertoa asiakkaille, ja pyydät niistä otsikot ja lyhyen ingressin jokaiseen. Kun rakenne on olemassa, kirjoitat itse sen kohdan, jossa kerrot oman uutisesi. Lopuksi pyydä ehdotus sähköpostin otsikkoriviksi ja valitse niistä se, joka ei lupaa liikaa. Lähetä testiversio itsellesi ennen varsinaista lähetystä. Näin kirje valmistuu yhdellä istumalla eikä jää roikkumaan iltaan.

6. Käännös suomesta englantiin

Käännös on tehtävä, jossa tekoäly on vahvimmillaan, kunhan äidinkielinen tarkistus tehdään ihmisen voimin. Sana sanalta kääntäminen ei riitä myyntitekstissä, koska sävy, sanajärjestys ja kohteliaisuuden taso muuttuvat kielen mukana.

Esimerkki: käännät verkkosivun etusivun englanniksi ja pyydät samalla ehdotuksen siitä, mitkä lauseet kannattaa kirjoittaa kokonaan uudelleen englanninkielistä lukijaa varten. Vertaa käännöstä alkuperäiseen ja tarkista, ettei yksikään lupaus muuttunut matkalla. Anna lopputulos luettavaksi henkilölle, jolla on vahva kielitaito, etenkin jos teksti menee kansainväliselle asiakkaalle. Käytä samoja termejä kuin asiakas käyttää omassa kielessään, niin teksti pysyy yhtenäisenä koko sivustolla. Sovi asiakkaan kanssa, kumpi kieliversio on virallinen, jos sopimus tehdään molemmilla kielillä. Tarkista myös luvut ja yksiköt ennen lähettämistä.

7. Pitkän asiakaspalautteen tiivistäminen

Palautteet voivat olla pitkiä ja sekavia, ja niiden lukeminen jää helposti huomiseen. Tiivistelmä auttaa näkemään, mitä asiakas oikeasti pyytää ja mihin pitää vastata ensimmäisenä, ennen kuin viestit kasaantuvat. Näin vastaus lähtee liikkeelle samana päivänä.

Esimerkki: liität kolmen kappaleen palautteen työkaluun ja pyydät siitä kolme kohtaa: mikä meni hyvin, mikä ei toiminut ja mitä asiakas odottaa seuraavaksi. Tarkista sen jälkeen alkuperäisestä viestistä, ettei tiivistelmä kääntänyt sävyä väärin tai jättänyt pois olennaista pyyntöä. Vastaa asiakkaalle omin sanoin, älä kopioi tiivistelmää sellaisenaan. Tallenna tiivistelmä samaan paikkaan alkuperäisen palautteen kanssa. Kun vastaat samana päivänä, asiakas huomaa, että häntä kuunnellaan ja että palaute johti johonkin.

8. Kokousmuistiinpanojen siistiminen

Kokouksen jälkeen muistiinpanot ovat usein nopeasti kirjoitettuja ja täynnä lyhenteitä. Siistitty versio on helppo jakaa osallistujille, ja se toimii muistina, kun sovitut asiat pitää palauttaa mieleen viikkoja myöhemmin.

Esimerkki: kirjoitat karkeat muistiinpanot kehotteeseen ja pyydät niistä jaon kolmeen osaan: päätökset, sovitut tehtävät vastuuhenkilöineen ja avoimeksi jääneet kysymykset. Käy läpi nimet ja päivämäärät itse, sillä ne ovat juuri niitä kohtia, joissa työkalu tekee virheitä. Tallenna siistitty versio kokouksen muistiinpanoksi ja lähetä se osallistujille saman päivän aikana, kun asiat ovat vielä tuoreessa muistissa. Jos joku ei päässyt paikalle, lähetä muistiinpano hänelle erikseen ja pyydä kommentit kirjallisesti. Näin kaikki osallistujat pysyvät samassa kuvassa.

9. Kilpailijoiden julkisten sivujen vertailumuistiinpano

Kilpailijoiden julkisista sivuista saa nopean vertailun, kun pysyt julkisessa tiedossa etkä kopioi sisältöä omaan käyttöösi. Tavoite on ymmärtää oma asema markkinassa, ei kerätä toisen tekstiä talteen.

Esimerkki: poimit kolmen kilpailijan julkisilta sivuilta tiedon siitä, mitä palveluita he mainostavat ja miten he kuvaavat omaa palveluaan. Kirjoita kooste omin sanoin muistiinpanoksi ja merkitse, milloin tiedot on kerätty. Älä kopioi heidän tekstejään omalle sivullesi äläkä esitä heidän asiakastaan omanasi. Pidä vertailu sisäisenä työkaluna ja lisää siihen oma huomio siitä, mikä erottaa sinut heistä. Näin muistiinpano auttaa myös myynnissä myöhemmin, kun tiedät, mitä asioita kannattaa korostaa omassa myynnissäsi ja mitä ei kannata luvata.

10. Sisältökalenterin ideointi kuukaudeksi

Tyhjä kalenteri on hankalin lähtökohta. Ideointivaiheessa tekoälystä on eniten hyötyä, koska idean ei tarvitse olla valmis, sen pitää vain avata suunta. Valinta ja lopullinen sisältö jäävät sinulle.

Esimerkki: kerrot kehotteessa, mitä myyt ja kenelle, ja pyydät kaksikymmentä aihetta kuukauden julkaisuihin. Valitset niistä kahdeksan, joista sinulla on oikeasti sanottavaa, ja kirjoitat niihin omat muistiinpanot. Loput saat hylätä vapaasti, sillä hylkääminen on nopeampaa kuin tyhjän sivun tuijottaminen. Siirrä valitut aiheet kalenteriin päivämäärineen ja jätä tilaa myös ajankohtaisille aiheille, joita ei voi suunnitella etukäteen. Kun kalenteri on valmis, julkaiseminen on pelkkää kirjoittamista eikä päätöksentekoa. Käy kalenteri läpi kerran kuukaudessa ja siirrä julkaisemattomat aiheet eteenpäin.

UKK – Usein kysytyt kysymykset

Korvaako tekoäly avustajan tai freelancerin?

Ei korvaa, mutta se vähentää rutiinia. Ensimmäisen version tekeminen ja ideointi sopivat työkalulle, vastuuta vaativa työ ihmiselle.

Missä järjestyksessä nämä kannattaa aloittaa?

Aloita yhdestä viikoittain toistuvasta tehtävästä. Asiakaspalveluviestien pohjat ja tarjouksen runko ovat helppoja aloituksia.

Saako tekoälyn tuottaman tekstin julkaista sellaisenaan?

Saa teknisesti, mutta ei kannata. Raakaversiossa on virheellisiä yksityiskohtia ja yleistä kieltä. Muokkaa teksti omaan sävyysi.

Mitä teen, jos lopputulos on väärin?

Älä korjaa samaa kohtaa loputtomasti. Kirjoita kehote uudelleen ja kerro, mikä meni pieleen. Tee vaikea kohta lopulta itse.

Lue lisää

• Miten kirjoitan hyvän kehotteen: 10 mallia
• Mitä tekoäly maksaa yrittäjälle
• Tekoälyn virheet: tunnistaminen ja korjaus
• Tekoäly ja tekijänoikeudet yrittäjälle